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14 setembro 2011

A minha GTD - post longo

Pediram-me que mostrasse a minha agenda GTD. Cá vai. Adaptei o conceito à minha vida. Incluí coisas que me fazem falta e excluí outras que não me faziam falta nenhuma. Criei templates em Excel para servirem as minhas necessidades. Tenho-me dado muito bem com isto. Ainda hoje mandei um mail à Busy Woman, a falar do assunto.

Então vamos lá. Uso um simples dossier A5, comprado na Staples. Não o decorei, nada. É simplesmente um dossier cor-de-rosa (cor de que me vou fartar daqui a uns tempos, mas adiante).

O início
Eu sou uma miúda que gosta de coisas de miúda, incluindo canetas coloridas. Costumo actualizar a agenda no comboio e não estou para andar a pescar canetas na mala. Precisava de um estojo que andasse sempre com a agenda. Vai daí fiz um estojo "com argolas", para o poder ter sempre no dossier. Já vi várias pessoas espantadas a olhar para o dito (no comboio, lá está) e o que é facto é que cumpre o seu propósito!

Logo a seguir ao estojo tenho duas micas onde guardo papéis de que preciso e que não quero perder. Sejam recibos, multas (olá, Emel), ou contas para pagar. Depois em casa esvazio as micas e pronto.
A seguir tenho uma cartolina com uma espécie de índice, para saber a quantas ando. Daqui a uns tempos se calhar já não preciso disto, mas por agora dá jeito.

As secções

Inbox: onde vou escrevendo tudo o que me lembro e que não posso, no momento, compartimentar melhor. Depois, quando actualizo a agenda, risco coisas, tiro folhas e começo de novo.
Agenda: a Busy Woman partilhou comigo o modelo de agenda que tinha e é esse que uso, sem tirar nem pôr. É exactamente aquilo de que eu precisava. Vou apontando coisas a fazer, reuniões, consultas, etc. - tudo o que normalmente entra numa agenda. Faço ainda outra coisa: assim que chega uma conta para pagar coloco os dados para pagamento no dia respectivo. Assim, no dia em que é suposto pagar aquela factura, basta-me abrir a agenda e fazer o pagamento. Isto evita que me esqueça de fazer pagamentos por ter deixado as facturas em casa (e evita, obviamente, juros de mora!).
To do - Casa: aqui anoto tudo o que quero fazer em casa. São coisas a médio prazo, que são para ir fazendo: limpezas, arrumações, compras "grandes", etc.
To Do - Blog: contém posts que quero escrever, pessoas que quero contactar, coisas a ler e reler. Enfim, tudo o que tenha a ver com os meus blogs (e que, para quem ainda não percebeu, são uma parte muito importante da minha vida).
To Sew: projectos de costura, coisas que quero procurar, coisas que quero experimentar.
To Do - Kids: coisas que quero fazer com os miúdos. Inclui passeios, vacinas, coisas a tratar que se relacionam em exclusivo com eles.
Money Log: aqui ainda está a versão antiga. Aponto todo o dinheiro que gasto. Nunca tinha feito isto na vida e é, de facto, surpreendente perceber para onde é que vai o dinheiro. Como o meu marido não faz o mesmo, vai ser impossível seguir o rasto de todo o nosso dinheiro. Mas como sou eu que faço as compras e que giro as contas, a coisa vai andando controlada. Já percebi, por exemplo, que gasto demasiado em supermercado. E este money log ajudou-me a reduzir algumas despesas supérfluas, nomeadamente... revistas. 
Entretanto já criei um template para que possa usar apenas uma folha e não tenha que andar carregada de folhas ao longo do mês. É mais prático e a informação fica toda mais acessível.
Menus: aqui organizo a nossa alimentação. Na verdade, já tenho menus preparados até ao final de Setembro... e já quase tenho a 1ª semana de Outubro resolvida. E porquê? Porque nem sempre acontece o que eu planeei e, quando assim é, reposiciono as refeições que tinha pensado. Isto poupa-me tantas, mas tantas preocupações...
To Buy: lista de compras, pura. Não vou com a agenda para o supermercado, obviamente. Antes de ir, consulto esta secção e compilo a informação num papel pequenino. Mas sempre que me lembro de alguma coisa que é preciso comprar aponto e não me esqueço (como me acontecia demasiadas vezes).
Projects: projectos a longo prazo, para ir organizando. Inclui coisas como a festa de aniversário da minha filha, o livro que um dia eu hei-de escrever (fingers crossed!), etc. Uma folha por projecto, para ir alinhavando com tempo.
Orders: é aqui que registo as encomendas que me vão fazendo. Tenho um ficheiro de excel mais completo, mas como não tenho levado o computador para casa todos os dias, não quero chegar ao ponto de estar a costurar sem saber o que fazer a seguir.
Food Log: ando há uma vida em dieta. Ando há uma vida a boicotar dietas. Por isso achei importante anotar tudo o que como (e anoto tudo mesmo!). Isso permite-me perceber exactamente onde errei... só falta servir para eu evitar fazer asneiras. É o próximo passo. Tal como aconteceu com o money log, criei um template de excel, mas aqui ainda está a versão antiga.
Exercise Log: outro apontamento importante para mim. Evita-me não saber o que responder quando me perguntam quando é que corri pela última vez! Anoto tudo: os kms percorridos, onde foi, o tempo que durou, os abdominais que fiz, o número de repetições, etc. Se eu corresse mesmo muito, isto também me permitia saber quando reformar os ténis (que só devem ser usados durante cerca de 800kms. Mas como me falta muuuuito para os 800kms, passemos adiante!).
Recipes to try: receitas que quero experimentar, com as respectivas fontes. Esta informação há-de ir parar aos menus, obviamente. Mas assim anoto as receitas que vou vendo e que me chamam a atenção (e que, de outra maneira, acabariam no esquecimento).
Texts: já disse que, de vez em quando, me dá para escrever no comboio (e na rua, a andar...). Neste separador estão os textos que vou escrevendo. Qual será o fim deles? Pois que não sei... Mas deixo-os estar ali. Agora tenho um conto a meio... quando descer por mim um surto de inspiração pego-lhe e termino-o. É neste separador que tenho mais folhas... Nunca se sabe, não é?
Info: contactos úteis, os nossos dados pessoais, os dados bancários, os NIBs das contas que nos fazem falta. 
E é isto. Não é nada demasiado complexo, mas é uma coisa que cobre todas as áreas da minha vida. Se um dia a perco é que está tudo lixado... (mas nem quero pensar nisso!)

49 comentários:

  1. Não podia deixar de comentar este post porque a ti te devo tudo. Foi atravez de ti que conheci a Rita (a coisa de duas semanas quando fizes-te um post em que a mencionas-te) bem a minha vida apartir dai mudou!

    Sempre me tentei organizar mas sempre me falhou o metodo sem perceber muito bem onde, a agenda GTD veio revolucionar o meu mundo. Como ando nisto a pouco tempo ainda ando a actualizar a minha lista de separadores, uns que afinal não me fazem falta e colocando outros que me dão imenso jeito. É o melhor desta agenda, super pessoal super prática. O meu dossie se não é gual ao teu hade ser muito parecido, ehehe, mas entre rosa, vermelho ou preto que eram as cores que existiam optei pelo rosa sem duvida. ehehe..

    Também ando para fazer um post sobre a agenda no meu blog a uns dias, mas fica para outra altura ;)

    Mais uma vez obrigado, sem ti, e sem a Rita, a minha vida era muito mais desorganizada.

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  2. Marianne, adorei este post!
    Eu só rezo mesmo é para que não te assaltem como a mim... porque no meu caderninho Moleskine, que tinha mais ou menos os mesmos tópicos que tens na agenda (não tão elaborados, claro, porque eu sou uma preguiçosa) e que me levaram dentro da mala, senti-me totalmente à nora! Todos os dados de NIBs', de telefones, de datas, de notas pessoais avulsas que escrevi apenas nesse caderno e que se foram, desapareceram para sempre!
    O conselho que te dou é que faças uma "backup" das coisas mais importantes que aí tens, com frequência...

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  3. Uma pergunta que pode parecer parva: Mas vejo que tens 16 secções distintas, posso te perguntar onde conseguiste arranjar 16 separadores(micas ou la como se chama) diferentes?
    O máximo que consegui foram 8... se compro dois packs eles sobrepoem-se uns aos outros. É uma duvida que me assiste... Dava-me jeito mais uns separadores mas não sei bem como resolver a questao.

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  4. Frutinha, pois que me deparei com esse problema, sim senhora. Resolvi-o (ou contornei-o, vá) comprando 3 packs de 6 separadores. Uso 16 e sim, sobrepõem-se. Mas como têm muito espaço entre eles, a coisa faz-se. Ouro sobre azul era serem mesmo os 16 diferentes... mas como duvido que exista olha, governo-me com o que há!

    ;)

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  5. Hum, pois, provavelmente é assimq ue vou optar. Obrigado. No entanto tinha que fazer a pergunta não fosse haver um segredo para resolver isso. ehehe.

    A tua bolsinha é muito gira, foste tu que fizes-te? No meu caso como não tenho jeito nenhum para a costura optei por comprar um envelope de plastico, é onde meto a caneta, um bloco de post it e os tais papeizinhos que me vão chegando às maos.
    Como não tenho filhotes nem marido (ainda) portanto sozinha as coisas acumuladas são menores.

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  6. Fiquei fascinada com este post ;-)

    Adoro pessoas organizadas e parece que estava a ler um post meu, ou a ver a minha agenda.

    Adorei!

    bj

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  7. Sim, fui eu que fiz o estojo. Dei-me ao trabalho de andar a medir a distância entre argolas e idealizei a coisa. É funcional, pois!

    Também tenho lá um envelope de plástico, daqueles com fecho. É onde guardo os talões de desconto que não quero perder pelo caminho.

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  8. Olá!

    Também uso o GTD e também tenho mais separadores do que os que contêm os packs que andam por aí à venda. O que é que eu fiz? Não comprei separadores. Tenho um daqueles marcadores post-its coloridos para cada secção, colado nas primeiras folhas de cada secção. Assim, posso não só ver todos os marcadores como reposicioná-los ou elminar/acrescentar em função do que vou vendo que me dá jeito - uma vez que estou a usar este método há coisa de 1 mês e meio e ainda não está bem afinado.

    :)

    Beijinhos

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  9. E dizes tu que não és uma pessoa organizada...
    (Tenho que ver se me decido de vez a seguir o teu exemplo...)

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  10. Achei este post muito interessante. Uma forma de organizar melhor a vida, sem haver uma preocupação excessiva de não se esquecer das coisas. Eu também anoto tudo (ou quase), mas não tenho nem de longe nem de perto um sistema deste género. Talvez um dia... ;)

    Gostei imenso do estojo. Super prático, e giro!

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  11. Não querendo parecer ignorante, mas já parecendo, o que é GTD?

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  12. Dorushka, GTD é a sigla de Get Things Done... (e resume bem o que se passa com este método! Things do get done!

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  13. Obrigado pelo esclarecimento, já não me sinto tão ignorante :-)

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  14. Era mesmo de uma agenda destas que eu precisava!

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  15. É tão bom ver-te assim, toda empreendedora, alegre com a vida, despachada. Estás uma Bree :) (não leves ao ponto do exagero da Bree, please :).

    Acho que vou seguir as tuas dicas, posso?

    beijinho grande

    Pat

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  16. Olá, também estou a começar o GTD, só ainda não estou tão organizadinha! Graças à Rita, e agora a ti também, o risco de me esquecer das coisas é bem menor!

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  17. Que espanto! E vem mesmo a propósito do meu post de hoje http://vidasdanossavida.blogspot.com/2011/09/frustracao.html

    Preciso mesmo de me organizar melhor. EStou cheia de trabalho fora de casa, trabalho que acabo por trazer para casa para conseguir estar com o meu filho, tratar do jantar, da casa, da roupa... Vou tentar fazer uma agenda especial igual à tua. Já tentei tantos métodos, pode ser que este me ajude.

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  18. Eu também comecei a organizar a minha agenda esta semana e está parecida com a tua nos itens. Até naquele da comida :D (same problem!)
    Obrigada pela partilha, beijinhos:)

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  19. Parece-me que vou fazer parte das convertidas a este sistema:) Vou ter de adaptar alguns separadores, mas acho que não seria difícil organizar-me assim. Obrigada por escreveres por aqui a tua experiência.
    E estou aqui a pensar que farias sucesso se criasses uma capa gira para os dossiers A5! Eu compraria uma;)!

    Beijos*

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  20. Cérise, uma capa como? Estilo capa de netbook, mas onde o A5 coubesse?

    Fácil, fácil!! Se quiseres, eu faço!

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  21. Bem, eu já achava a da Rita muito boa mas muito elaborada para eu me orientar decentemente (sou muito pelas coisas mais orgânicas e do improviso), mas devo confessar que a tua adaptação à tua realidade fez-me pensar que também serei capaz de o fazer.
    Vou considerar mesmo isso...

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  22. adorei! achei espectacular (principalmente a parte do estojo) e vou "roubar" algumas das ideias de organização. a ideia do estojo não dá porque não sou assim talentosa ;p

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  23. (ana, a Marianne é talentosa por ti. Encomenda-lhe um. ;))

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  24. Linda, linda! Fico super feliz por ter ajudado mais alguém a organizar-se!

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  25. Marianne decidi aderir a esta organização (de um modo bem mais simplificado, é certo), para ver se me organizo mais na faculdade. Queria saber onde arranjaste a parte de agenda propriamente dita? Parece-me bastante adequada para o que preciso.

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  26. Bem, excelente post! Adorei a descrição super pormenorizada dos separadores! Foi através do seu blog que conheci o blog da Rita e conheci o método GTD, e considero fantástico. Para quem se tenta organizar no meio de tanta desorganização (entre prazos a cumprir e tarefas a fazer), penso que vai ser bastante eficaz, e com o seu post esclareceu bastantes dúvidas! E a bolsinha do estojo é genial, se gostasse podia fazer uma capa em tecido (como algumas que se vêm para os livros) e forrar o dossier para tapar o rosa que parece que não gostou muito... Cumprimentos e continue, apesar de não comentar, é uma leitura diária!

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  27. Jo, foi a Rita que me mandou o ficheiro. Manda-me um mail que eu partilho contigo. Ela certamente não se importa.

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  28. A febre do GTD alastra-se...e ainda bem:-) também comecei a adoptar esta ferramente, ja tenho dossier, separadores, etc, no entanto, onde arranjas-te os templates da agenda semanal? beijinhos

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  29. Olá.
    Também já comprei um dossier pois dei por mim a andar com um caderno pela casa a anotar tudo e mais algumas coisa que pretendo e preciso de fazer, comprar, arranjar...
    Vou ler com toda a atenção os teus tópicos que vou encontrar grandes dicas de certeza para me tornar mais organizada.

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  30. Estou oficialmente inspirada... a seguir o teu exemplo! Fantástico :)

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  31. Estou a seguir a ideia e a fabricar o meu, mas estou com alguns problemas no ficheiro da agenda semanal 8n entendi nada de exel para o ajustar) será que me podias mandar o teu?
    touchofpinkblog@gmail.com

    Agradecia muito, muito!

    Bjs**

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  32. Este post está o máximo!!
    É disto que preciso e nunca me tinha ocorrido. Ando sempre com um caderninho A5 atrás, é certo, mas chego a um ponto em que está tudo misturado...
    Vou espreitar os tecidos :)

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  33. Vou experimentar! E até já tenho uma ideia para como o vestir!!!

    Obrigada!,
    Sónia

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  34. Boas, adorei este post, considero-me organizada, mas ao pé disto...que espectáculo, adoraria usar este método, podes enviar.me o ficheiro da agenda semanal? Mil obrigados, parabéns pelo post. Bjs. Carla Viana reivax.alrac@gmail.com

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  35. não consegui não comentar, acho uma ideia fabulosa!

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  36. adorei o post. a-te jeito andar com um dossier tão grande? Não podias por aqui as tuas templates para nos inspirar-nos e fazermos o respectivo download? joca
    Ana

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  37. Olá

    Tenho seguido o seu blog, tal como o da Rita e da Thais. são todos espectaculares e estão a mudar a minha vida.
    Tenho um pedido a fazer. Será que dá para arranjar o ficheiro da agenda do gtd? obrigada.
    lucas.carlota@gmail.com
    grande beijo e continuação de bom trabalho

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  38. Olá.
    Adorei o blog. A trabalhar com marido e 2 crianças pequenas a casa fica um caos e muita coisa para fazer o organizar. Adorei a ideia da agenda.
    Será que dá para arranjar o ficheiro da agenda do gtd? obrigada.
    saramanilha@gmail.com
    grande beijo e continuação de bom trabalho

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  39. olá :). Adorei esta ideia. Já tenho a minha agenda, feita com o dossier a5 e com os separadores indicados para mim. Preciso de mt organização, pois o meu trabalho ocupa a maior parte do meu dia (incluindo o fim de semana) e acabo por ter pouco tempo para a lida doméstica... é um desespero e um grande sofoco não ter tempo para nós, para os nossos e para a nossa casa! Espero com esta agenda obter melhor resultados no meu dia a dia. Gostaria de te pedir o ficheiro da agenda para poder completar a minha. Obrigada pela tua ajuda, beijinhos :)

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  40. ah! já Agora! inesramosfalcao@gmail.com ****

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  41. Menina, que agenda maravilhosa você montou! Pode compartilhar conosco os templates? Obrigadinha! Beijos!

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    1. Claro! Manda-me mail para marianne.notsofast[at]gmail.com que eu envio - diz-me quais os templates que queres, por favor.

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  42. ADOREI ! Ja tinha comexado a fazer a minha e temos ideias tao parecidas ahahha
    quando acabar a minha mostro no meu blog tb ehehe

    Beijinhooos

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  43. Adorei sua forma de fazer a agenda e dividir as coisas, vou tentar fazer uma, porque preciso
    se uma agenda urgente, e essa forma eu adorei.

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  44. Vanda, o blog da Rita está linkado duas vezes no post.

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    1. Obrigada Leonia.
      Adorei este post e sempre é uma alternativa as agendas anuais.
      Thanks

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Obrigada!